HRBP的時間管理方法
每一個HRBP都可能會遇到這樣的問題:各種大大小小的事情交織在一起,導致“魚目混珠、泥沙俱下”,真正有價值的事情最后卻沒有完成。這種困擾,讓每個HRBP都很苦惱。因此非常有必要做好時間管理,應對“日?,嵤?rdquo;。
一、四象限法則
首先我們可以對不同的事情進行歸類,以區分事情的優先處理程度。根據管理科學家科維的時間管理“四象限法則”,我們可以結合人力資源日常工作,從“影響長期性”和“專業性”兩個不同的維度來劃分出四個象限。這樣就把事情區分成了以下四個類別:
A、影響長遠、專業性強的事情。例如:項目性的、需要團隊合作的事情;
B、影響短期、專業性強的事情。例如:單個的、延續性不強的、自己就可以完成的專業性工作;
C、影響長遠、專業性弱的事情。例如:較為簡單的事情,但影響后續一系列工作安排;
D、影響短期、專業性弱的事情。例如:簡單的手續性工作,沒有后續影響。
每個HRBP可以把當天要做的事情,分別寫在四個象限里,事情的優先順序是:先做A類的事情,再做B類的事情,然后才做C類的事情,最后做D類的事情。因為C、D類的事情很多是程序性、基礎性工作,不需要花費太多的時間和腦力,可以在處理完A、B類專業性較強的事情后,集中高效批量處理,而且這也是讓大腦休息的一個非常不錯的好辦法。
二、屏蔽干擾、批量處理
日常實際工作中,HRBP手上的事情經常被郵箱新發來的郵件、QQ、微信等各種新信息打斷,不得不處理這些新到的郵件和信息。當處理完郵件和回復完消息后,接著做原先的事情時,又有人過來要溝通某件事情或商談某個方案,工作多次被打斷。整個上午過去了,一件重要的事情,還沒有完成。反而只是處理了幾封不是太要緊的郵件,回復了幾個同事咨詢的人力資源方面的問題。這樣的工作效率實在是太低了。
其實我們可以把郵箱和即時通訊工具暫時關閉,先專心去干一些需要集中精力、花費較多腦力完成的專業性較強的事情;將這些事情處理完畢后,再打開郵箱和即時通訊工具,批量處理郵件和其他人的信息。一天之中,可以多次嘗試使用這樣屏蔽干擾、批量處理的方法。這樣就可以即保證了關鍵工作完成,又不耽誤其他事情的回復和處理。
三、授權處理
若作為一個HRBP經理,并不需要事事親力親為,應盡量將事情授權或安排給下屬去處理。明確告訴下屬最終的結果要求,而且盡量給出充裕的時間,讓下屬充分發揮積極性去處理這些事情,過程中下屬遇到困難可以向其求助,然后再幫助他們解決問題。這樣既及時處理了問題,又讓下屬獲得了較好的成長。
四、清單、檢查表、備忘錄
HRBP在 處理一些重要的工作,特別是項目性的工作時,可以Checklist(清單、檢查表、備忘錄)來幫主自己完成。先運用發散性思維,把這項工作涉及的所有相關事情,盡可能多地列在一張紙上,接著在一定的時間內,一件一件地去完成。這種方法的優點是不會造成遺漏,能夠確保分解后的這一系列事情的完成,從而支撐整個工作的完成。
建立Checklist的方法,也最適合用在一些新的工作、項目性工作、有一定時間跨度的工作上。
五、分清輕重,先重后輕
時間管理老師在為學生講課時,他在桌上放了一個大瓶子,先在瓶子里放大石頭,然后放進小石子,接著倒進沙子,最后再倒入水。他拿來一個同樣大小的瓶子,先放入同樣份量的水,再倒進同樣份量的沙子,然后再放進小石子,發現水已經快溢出來的,根據無法再放大石頭了。這則故事告訴我們:應該先做意義最重大的事情,然后再做小事情,這樣的人生容量將是最大的。
HRBP無論工作多忙,都要時刻提醒自己,不要被雜事淹沒,不要忘記自己工作的大方向,要知道自己最能產生價值的是在哪些工作區域、哪些事情上。對哪些屬于價值性領域的事情,一定要不能松懈,要及時設法做好。一位管理老師說過:對重要事情的思考與解決,對重要事情的解決方案的提出,像在風中扇火一樣,必須始終不停的扇動,才能維持火焰不熄;思考時,必須要對思考的對象發生“興趣”,不斷地刺激它,并且要持之以恒、不可懈怠。時間管理就是要這樣。始終要保持持之以恒、不可懈怠。
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